Prozessmanagement

Dass Prozessmanagement die Organisationsform des 21. Jahrhunderts ist, bezweifeln heute nur noch wenige.

Häufig  beobachten wir in der arbeitstäglichen Praxis, dass man nicht so genau weiß, wie man es machen soll. Es fehlt an eigenen Erfahrungswerten und an handwerklichem Wissen - so neu ist Prozessmanagement noch. Hier werden wir Ihnen in den nächsten Zeit verschiedene Tipps zur Konzeption und Umsetzung von Prozessmanagement geben.

1. Tipp: Prozessmanager einsetzen

2. Tipp: Process Governance - einheitliche Regelungen

1. Tipp: Prozessmanager einsetzen

Sie haben sicher in Ihrem Arbeitsalltag gute Projektmanager schätzen gelernt.

Prozessmanager sind ganz ähnliche Menschen. Verbindlich, freundlich, zuverlässig, mit dem Blick für das Wesentliche und einer gewissen Strenge und Motivationsgabe zur Erreichung des Ziels. Unterschiede zum Projektmanager: Prozesse werden ständig wieder durchlaufen und die Umgebungsbedingungen sind nicht ständig neu. Der Prozessmanager muss immer wieder das gleiche gute Ergebnis mit nur gering variierenden Aufgabenstellungen erreichen.

Sie brauchen Prozessmanager für Ihre Wertschöpfungsprozesse, für die Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen. Haben Sie einen Kunden gewonnen, so hat dieser bestimmte Erwartungen an seine bestellte Dienstleistung oder das Produkt. Um effizient sein zu können, haben Sie spezialisierte Abteilungen für Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Fertigung usw. eingeführt. Diese Spezialisierung hat aber auch dazu geführt, dass die Abteilungen gar nicht mehr die eigentliche Aufgabe - sondern nur noch ihre abteilungsspezifische Aufgabe - im Blick haben. So entsteht viel Koordinationsaufwand, um die Erwartung des Kunden zu erfüllen. Ein Prozessmanager soll die gesamte Prozesskette überblicken und koordinieren (End-to-End). Er sollte dafür mit Weisungsbefugnis und entsprechenden Ressourcen ausgestattet sein. Er sollte die Kundenwünsche kennen und dafür sorgen, dass die Kunden das erhalten, was sie sich vorgestellt haben.

Machen Sie selbst einen Praxistest: Nehmen Sie sich zwei, drei fast fertige Kundenaufträge und gehen Sie diese so im Unternehmen nach, wie diese durch die Abteilungen laufen. Sie werden erstaunt sein, was so ein Kundenauftrag alles "durchmachen" muss.

2. Tipp: Process Governance - einheitliche Regelungen

Process Governance sorgt für Einheitlichkeit im Prozessmanagement. Sie gibt die Regeln für die Führung, Organisation und Überwachung des Prozessmanagements vor.

Wichtige Bestandteile der Process Goverance sind:

1. Prozessterminologie

2. Prozessstandards

3. Projektstandards

4. Rollenbeschreibungen

1. Prozessterminologie

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter das gleiche unter einem Begriff verstehen. Das ist durchaus nicht immer der Fall. Und Vorsicht - dieses Problem fällt nicht so schnell auf. Denn die Mitarbeiter benutzen den gleichen Begriff MEINEN aber unterschiedliche Dinge. Zum Beispiel werden unter dem Begriff Projekt auch Aufträge, Zuarbeiten und auch klassische Projekte verstanden.

Finden Sie diese unterschiedlichen Bedeutungen der Begriffe heraus und definieren Sie, wie in Ihrem Unternehmen die Begriffe gemeint sind.

2. Prozessstandards

In den Prozessstandards sollten Sie die Gestaltungsregeln für die Prozessdarstellung und -modellierung, für die Implementierung und das Controlling und auch für die Prozesserneuerung festlegen.

Auch hier gilt: Wenn jeder Bereich seine eigene Sprache spricht, wird der Austausch schwierig bis unmöglich. Selbst wenn es keine "Sprachbarrieren" gibt, ist das Erarbeiten einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit - im Sinne End-to-End - schwierig. Jeder Bereich hat seine eigene Art und Weise miteinander umzugehen, seine eigene Historie. Dies kann nur über konsequente Arbeit und mit einer einheitlichen Sprache erfolgreich sein.

3. Projektstandards

Projekte im Prozessmanagement sollten ebenso einem einheitlichen Vorgehen unterliegen. Die Einführung des Prozessmanagements beginnt mit einem Projekt und wird dann mit Projekten zur Verbesserung (z.B. Kaizen) und ggf. später auch zur Prozesserneuerung (BPR- Business Process Reenginering) fortgesetzt.

Die Prozessdurchsetzung, also die tatsächliche Anwendung der Prozessstandards in der arbeitstäglichen Praxis, ist meiner Erfahrung nach die wichtigste Aufgabe nach der Einführung von Prozessmanagement. Hierfür eignen sich kontinuierliche Audits (s. meinen Artikel zu internen Audits) UND KPIs (Key Performance Indicator) oder auch Performance Measurement oder PPI (Process Performance Indicators) genannt.

4. Rollenbeschreibungen

Die Aufgabenteilung im Prozessmanagement wird in Rollen beschrieben. Ähnlich wie Stellenbeschreibungen stellen sie dar, wer was zu tun und verantworten hat. Im Gegensatz zu Stellenbeschreibungen agieren Rollen jedoch nicht in einer Hierarchie, sondern in der Prozesskette. Folgende Rollenmodelle werden angewandt:

• Chief Process Officer
• Prozessmanager (oder Prozessverantwortlicher)
• Prozesscontroller
• Prozessmitarbeiter
• und auch der Prozessberater - so wie wir )

Literaturquellen:

Wir beziehen uns meistens auf das Standardwerk 'Geschäftsprozessmanagement in der Praxis' von Herrmann J. Schmelzer und Wolfgang Sesselmann. In der 7. und neuesten Auflage ist es den Autoren gelungen, eine wirklich umfassende Darstellung des Prozessmanagements zu geben. Die gut recherchierte Quellen ermöglichen den Einsatz für unsere wissenschaftliche Arbeit. Das Buch ist sehr umfangreich, aber gut gegliedert und aufbereitet.
Erfahrungsberichte und praktische Hinweise  zum Umgang mit Prozessmanagement beziehen wir aus unserer eigenen Arbeit und vornehmlich aus Zeitschriftenstudien. Die ZfO und Wissensmanagement gehören zu unserer Standardliteratur.

Dies waren unsere ersten Tipps. Lesen Sie demnächst hier weitere Tipps, um nichts zu verpassen, melden Sie sich am besten bei unserem Newsletter an.